2021-02-25 第204回国会 衆議院 予算委員会第一分科会 第1号
文書ファイルの管理簿につきましては、そのインターネット公開について御指摘をいただいているところでございますが、衆議院事務局の情報公開制度に基づいて、開示の対象となる文書を含む文書ファイルの一覧である議院行政文書ファイル管理簿を事務局の情報公開窓口において閲覧に供しており、昨年二月に、これを衆議院ホームページの情報公開のコーナーに掲載したところでございます。
文書ファイルの管理簿につきましては、そのインターネット公開について御指摘をいただいているところでございますが、衆議院事務局の情報公開制度に基づいて、開示の対象となる文書を含む文書ファイルの一覧である議院行政文書ファイル管理簿を事務局の情報公開窓口において閲覧に供しており、昨年二月に、これを衆議院ホームページの情報公開のコーナーに掲載したところでございます。
最初に、議院行政文書に関して、この間、議院行政文書ファイル管理簿を作成してまいりました。行政機関では、既に公文書管理のガイドラインを作成し、運用しているところです。 衆議院における議院行政文書ファイル管理簿に対応した公文書管理のガイドラインの作成、これは直ちに実施をすべきだと思っておりますし、昨年来このことを指摘しておりますが、現状、どうなっているでしょうか。
○塩川委員 いや、確認中も何も、この行政文書ファイル管理簿の中に、日本学術会議の文書として、日本学術会議の一部を改正する法律案逐条解説、想定問答等とあるんですよ。ですから、文書があるということは当然認めておられるわけで、それをそのまま出してもらえばいいんですけれども、出してもらえますか。
衆議院事務局におきましても、文書ファイルの管理は行政府と同一の文書管理システムで行っておりますが、行政府の行政文書ファイル管理簿に相当する、その意味での文書ファイル管理簿については、これまで一覧性のある文書の形では作成をしておりませんでした。
○塩川分科員 衆議院における議院行政文書開示規程、情報公開ですね、に基づき、議院行政文書ファイル管理簿については情報公開窓口で公開をしてきました。 私、一月の議院運営委員会の庶務小委員会で、議院行政文書ファイル管理簿のインターネット公開を求めましたが、この点についてはどのように対応されたでしょうか。
あと、その行政文書ファイル管理簿というものそのものが、各省庁がそれぞれ随時更新をするというよりも、私が数年前に聞いた範囲なので今もそうではないかと思うんですが、データを総務省に渡して、そこで更新をするというような手順で維持管理がされているというところがございまして、気楽に登録したり削除したりということができない。
桜を見る会に係る文書管理については、昨年の招待者名簿の保存期間が一年未満とされていること、そして、過去に作成された文書が行政文書ファイル管理簿に記載されていなかったこと、そしてまた、先日の国会でも議論となった、国会提出資料が白塗りに加工されて提出されたことなどが指摘されているところでもございます。 これらについては、ルールに基づいて取り扱っていたものもあれば、そうでないものもあると思います。
行政文書ファイル管理簿は、行政文書の現況を的確に把握するとともに、国民と行政機関との間の情報共有のツールであり、その役割を果たさなければなりません。各行政機関が保有する行政文書ファイルの現況を確実に管理簿に記載することがとても重要であります。
行政文書ファイル管理簿につきましては、公文書管理法第七条で、公文書管理、行政文書ファイル管理簿への記載というものが義務付けられておりまして、その中にいつから保存を始めていつ保存が満了するか、何年間保存をするかと、そういうことが定める、記載をするというふうになってございます。（発言する者あり）あっ、期間の。期間につきましては、あっ、よろしいですか。
行政文書ファイル管理簿は適正な文書管理を実現するための重要なツールでありますけれども、その一方で、行政機関においては日々の業務を遂行する中で多種多様の大量の行政文書を作成いたしております。
第三は、二〇一三年から一七年の招待者名簿が、公文書管理法に違反して、行政文書ファイル管理簿にも記載せず、総理の同意手続も行わないまま破棄されるという違法行為が行われていたことを政府が認めたことについてです。 そうなりますと、総理の昨年十二月二日の、内閣府は定められた手続にのっとって招待者名簿を廃棄しているとした国会答弁は、虚偽答弁となるではありませんか。 内閣府の責任者は総理大臣です。
○内閣総理大臣（安倍晋三君）（続） 桜を見る会の招待者名簿のうち、平成二十三年から二十九年までについては、行政文書ファイル管理簿に登録すべきところ、内閣府において、登録を行わず、また、廃棄協議の手続を経ることなく廃棄が行われていたものと承知しております。
○政府参考人（渡邉清君） 行政文書は、紙媒体もありますれば、先生がおっしゃるとおり電子で作られているものもありまして、それが行政文書ファイル管理簿というところできちんと登録をされておって、その登録されたものを組織的に作成又は取得して、これを保有して使用するというところで行政文書として扱うということになっております。
○大塚政府参考人 廃棄簿に関しましてのお尋ねでございますが、保存期間が一年以上となる文書につきましては、これは公文書管理法の規定等に基づきまして、行政文書ファイル管理簿に記載をされ、廃棄に係る所要の手続の後、廃棄簿に記載されるものと承知をしてございます。
それで、政府の行政文書ファイル管理簿を見ましたら、安倍政権以前は、桜を見る会の招待者名簿というのは三年間保存だったんですね。行政文書ファイル名、平成二十一年桜を見る会招待者名簿等というのがあります。作成時期二〇〇九年四月一日、起算日四月一日、保存期間三年、満了時期二〇一三年三月三十一日と。麻生内閣ですよ。 麻生さんのときは三年保存だったんですね。間違いないですよね。
資料の二の一のところに、実は行政文書ファイル管理簿というネットで公開されているのがございます。一昨年文書管理の規則が変わって、昨年の四月から、内閣府の方で、この桜を見る会の文書については一年未満の保存文書と規則が変わって、もう速やかに処分をされたと伺っております。 一方で、総務省もそうですが、ここでいきますと、実は内閣府も昨年度の分ですね。
○三宅政府参考人 お尋ねの行政文書ファイル管理簿、これにつきましては、公文書管理法に基づきまして、行政機関の長が公表しなければならないというふうに規定されているところでございます。各府省は、私どもが運営します電子政府の総合窓口システム、ｅ―Ｇｏｖ、これを使って、行政文書ファイル管理簿を公表しているというところでございます。
その中で、具体的に、公文書管理法の運用におきまして、意思決定過程や事務事業の実績の合理的な跡づけ、検証に必要なものについては、一年以上の保存期間を設定し、行政文書ファイル管理簿に記載するとともに、確実に保存する、そして、保存期間満了後には、将来への説明責任を果たす観点から、歴史公文書については国立公文書館に移管し、そうでない文書は廃棄するということにしているところでございます。
ただ、公文書管理法上は、この一年未満というのは、行政文書ファイル管理簿をつくる必要がなくて、情報公開の観点からも請求のしようがありませんし、大体、いつでも捨てていいわけです。いつでも捨ててよくなっちゃうので、内閣府への八条二項の協議も必要ないので、これは、一年未満文書というのはやはり問題であると思います。
具体的には、行政文書の探索、識別の容易化、迅速化を図るため、各部署において保有している行政文書を把握、確認し、行政文書ファイル管理簿への登録を行うことや、保存期限や配付先の明確化等といった行政文書の整理作業を行うこと、行政文書の電子ファイル化を推進すること、行政文書ファイルや共有フォルダのタイトルの副題として、保存される行政文書の内容が分かる情報を検索可能な形で位置付けるといった管理上の工夫をすること
先ほど、防衛省の日報問題の廃棄すべきとされていた文書が保存期間満了後も実際に廃棄されずに保存されていたことは、これは日報問題の一因であると思いますが、そもそも、廃棄すべきとされている文書については、保存期間満了後はきちんと廃棄する、行政文書ファイル管理簿の記載状況とそごが生じないようにするという必要があると思いますが、御見解を伺いたいと思います。
ただ、もちろん、文書管理上は一年以上保存するように変更する場合には、保存期間を延長した上で行政文書ファイル管理簿に登録するという手続を経ることになります。
行政文書を廃棄した場合には、関連する行政文書ファイル管理簿の記載の削除等を行うことになります。 なお、南スーダンＰＫＯ日報問題の再発防止策として、文書の保存期限の設定に際しては、用済み後廃棄といった曖昧な表現を用いることがないよう内部規則に明記をさせていただいております。
今、廃棄の記録でございますが、保存期間が一年以上の行政文書については、内局では、課長級の職員である文書管理者が、関連する行政文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、移管・廃棄簿にその名称、廃棄日等を記載することになっております。
しかし、この昨年九月の公文書管理に関する行政評価・監視結果に基づく勧告というのは、そもそも、平成二十四年度に原子力安全・保安院で、原子力規制委員会に引き継ぐ百四十二のファイルを紛失をしたということが起きた、また、二十七年度に原子力規制委員会における行政文書ファイル管理簿の未公表などの不適切な事案が発覚をしたということを端緒として行われた調査結果に基づく勧告であるというふうに承知をいたしております。
それから、行政文書ファイル管理簿から、特定秘密を含む文書が入っているファイルについては特定行政文書ファイル等という名称がつけられまして、これが独立公文書管理監に全部送られることになっています。
私のレジュメの二ページの上の図の、行政文書ファイル管理簿の下から少し矢印を伸ばしているんですけれども、それを見ていただくと、この行政文書ファイル等には保存期間満了後の措置というものが記載をされていて、保存期間満了後に移管をするのか廃棄をするのかという区分は既に独立公文書管理監は持っております。